Objectif | Cet outil vous aidera à :

• Prendre connaissance des rôles et les responsabilités des parties prenantes;
• Aborder les enjeux de performance récurrents ou des comportements inappropriés de l'employé(e) selon les bonnes pratiques de gestion;
• Démystifier le principe de gradation des sanctions afin de sélectionner la mesure disciplinaire appropriée;
• Compléter le formulaire de mesures correctives ou au besoin, l'avis disciplinaire.

Une responsabilité partagée...

Quelles sont les bonnes pratiques de gestion à utiliser ?

Avant de rencontrer l'employé(e)

1. Collecter l'information : Effectuez une collecte d'information afin de dresser le portrait de la situation au sujet des comportements inappropriés ou enjeux de sous-performance. Il est important de consulter le dossier de l'employé(e) afin de tenir compte du contexte (mesures disciplinaires et évaluations de performance antérieures, etc.) et ainsi prendre une décision quand à la mesure à employer pour corriger la situation.
2. Compléter la documentation : Prenez note des informations que vous avez collectées à la dernière étape. Afin de structurer votre rencontre avec l'employé(e) adéquatement, préparez la séquence de la rencontre avec elle ou lui (description des faits, attentes de la direction, échéance pour améliorer la situation). Ensuite, complétez le type de mesure disciplinaire appropriée selon la faute commise.
3. Organiser la rencontre avec l'employé(e) : Cette rencontre doit être effectuée rapidement à la suite de l'enjeu observé ou vous ayant été rapporté. Tenez compte des éléments suivants dans votre planification.
   • Lieu : La rencontre doit être réalisée dans un endroit privé et tranquille. L'idée étant de préserver la confidentialité des échanges et la dignité de l'employé(e).
   • Moment : Idéalement, les mesures disciplinaires devraient être effectuées en fin de journée.
   • Préparation : Il est essentiel d'être préparé à ce type de rencontre. C'est une question de respect, mais également d'impact. En effet, plus vous serez préparé, plus vous serez en mesure de réagir adéquatement selon les réactions de l'employé(e) et de conclure la rencontre sur une note positive.

Pendant la rencontre avec l'employé(e)

1. Débutez en rappelant vos responsabilités de gestion;
2. À l'aide de la mesure disciplinaire :
   • Exposez les faits associés aux incidents répertoriés à la collecte de données;
   • Offrez la chance à l'employé(e) de s'exprimer sur ces événements;
   • Écoutez les deux versions des faits si elle ne concorde pas;
   • Demeurez objectif et juste.
3. Dans le cas où votre position demeure inchangée :
   • Clarifiez les attentes de l'organisation face aux éléments à redresser (comportement ou performance);
   • Informez le délai auquel l'employé aura droit pour corriger la situation;
   • Rassurez l'employé(e) en lui disant que vous aviez confiance que la situation pourrait s'améliorer et que vous serez pour lui fournir les outils dont il a besoin pour redresser la situation.
   • Remettez la mesure disciplinaire à l'employé(e) (si applicable).
     Note: Dans le cas d'une faute grave menant à un congédiement, remettez seulement la mesure disciplinaire à l'employé(e).

Après la rencontre avec l'employé(e)

1. Compléter les notes de votre rencontre avec l'employé(e);
2. Ajouter les notes ainsi qu'une copie de la mesure disciplinaire (si applicable) au dossier de l'employé(e);
3. Planifier des rencontres de suivis réguliers avec l'employé(e) (idéalement aux 2 semaines si applicable);
4. Collecter de l'information auprès des collègues et autres supérieurs immédiats afin de faire un suivi des améliorations ou non de l'employé(e);
5. Être assidu dans la tenue de rencontre de suivi et prendre des notes lors de chacune d'entre elles.
   a) Advenant le cas oû l'employé aurait encore des enjeux de performance ou agirait de manière inappropriée, consulter à nouveau les bonnes pratiques de gestion à utiliser ainsi que de la section gradation des sanctions. L'application d'une mesure disciplinaire plus sévère pourrait être à consider.

Principes de gradation des sanctions

Le principe de gradation des sanctions réfère à la notion suivante :

• La réaction de l'employeur doit être proportionnelle à la faute commise par l'employé(e).

Généralement, le ou la supérieur(e) immédiat(e) qui constate une problématique chez l'employé(e) et veut l'avertir, devra suivre la séquence de gradation des mesures disciplinaires suivantes :

Qu'arrive-t-il en cas d'une faute grave commise par l'employé?

Une faute grave peut justifier, dans certains cas, le non-respect du principe de gradation des sanctions. Par exemple, dans des cas graves tels que les vols de narcotiques, le harcèlement, la violence physique sur les lieux de travail, une suspension ou encore un congédiement pourrait être envisagable.

Ainsi, en plus d'effectuer la collecte de données et la vérification des faits, il est essentiel d'analyser de différents facteurs contextuels (fonction occupée, années de services, etc.). Ces actions permettront d'évaluer si la faute est suffisamment grave pour justifier directement un avis écrit, une suspension ou un congédiement.

En cas de doute ou pour toute question, n'hésitez pas à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines pour obtenir des conseils et de l'accompagnement. Vous pouvez le joindre au :

514-725-1212 (région de Montréal)

1-800-361-0845 ou 1-888-864-7749 (à l'extérieur de Montréal)

Veuillez choisir parmis l'un des formulaires suivants :

• Avis verbal
• Avis écrit
• Avis suspension
• Congédiement faute grave
• Congédiement gradation
• Fin d'emploi - probation
• Fin d'emploi - sans nouvelles